Com presentar una factura a l'Ajuntament. En paper i electròniques

• A partir del 15/01/2015 es obligatòria la presentació de factura en format electrònic per aquelles entitats esmentades a l’art. 4 de la Llei 25/2013 d’Impuls de la Factura Electrònica. Per tant estan obligades a presentar factura electrònica les S.A., S.L., U.T.E., persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola, establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori espanyol en els termes establerts en la normativa tributària, les AIE, les AIE europeu, fons de pensions, fons de capital risc, fons d’inversions, fons d’utilització d’actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulació hipotecària o fons de garantia d’inversions.
   
• La presentació de les factures en format electrònic s’haurà d’efectuar en el format previst en la normativa vigent (versions 3.2 o 3.2.1 del format electrònic facturae).
   
• NOVETAT: Des del gener de 2016 aquestes entitats compreses en l'art.4 de la Llei podran presentar factures en paper si l'import de les mateixes és inferior a 5.000 €
  
• Els subjectes no inclosos en l’art.4 esmentat poden presentar les factures en paper o en format electrònic.
   

On es presenten les factures?

• No es poden presentar factures directament als departaments que hagin encarregat els treballs
• Les factures en paper s'hauran de presentar directament als registres municipals de l’OMAC i l'OAC, sens perjudici del previst en l’art. 38 de la Llei 30/1992.
• Presencialment: 
  Oficina Municipal d'Atenció Ciutadana (OMAC) i Oficina d’Atenció al Contribuent (OAC) en els horaris i adreces indicats.
• Per correu ordinari:
  Dirigit al Registre d'Entrada d'aquest Ajuntament, situat a la plaça de la Font, número 1, 43003 Tarragona
• Les factures electròniques es presentaran en l’anomenat PUNT GENERAL D’ENTRADA, tots els dies de l’any durant les vint-i-quatre hores del dia.
  
  Els proveïdors de l’Ajuntament de Tarragona trobaran l’accés a aquest punt general d’entrada a la carpeta de tràmits empresa. Així mateix estarà disponible en aquesta carpeta la informació i requisits sobre facturació a l’Ajuntament. També podran accedir directament al punt general d’entrada a través de l’enllaç https://face.gob.es

Quina informació ha de figurar a les factures?

Totes les factures hauran de tenir el contingut que, amb caràcter obligatori, estableix la normativa vigent, en concret els arts. 6 i 7 del RD 1619/2012, de 30 de novembre, pel que es regulen les obligacions de facturació, així com els altres requisits que amb caràcter necessari estableixi l’Ajuntament de Tarragona.
OBLIGATORIS (Article 6 del RD 1619/2012 de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament sobre obligacions de facturació). En general hauran de contenir:

• Número i en el seu cas sèrie de factura.
• Data de factura.
• Identificació del proveïdor(nom o raó social, número d’identificació fiscal, domicili fiscal amb codi postal i província).
• Identificació del destinatari de la factura (s’entén l’Ajuntament de Tarragona o algun dels seus organismes autònoms o societats dependents) amb nom, NIF i domicili.
• Import total amb indicació del preu sense IVA.
• Descripció de l’obra, bé o serveis lliurats. Haurà de tenir el detall suficient per a la conformitat d’acord al contingut del contracte. Les de serveis sotmesos a regulacions específiques (despeses de representació, d’allotjament, de transport, de manutenció, etc.) hauran de detallar totes les condicions que permetin la comprovació del compliment de les normes aplicables (1).
• Data de la realització de l’obra, lliurament del bé o prestació del servei, en cas de ser diferent de la d’emissió de factura.
• Tipus impositiu d’IVA (separadament si n’hi ha més d’un).
• Quota d’IVA (separadament de l’import final).
• En cas de ser una operació exempta d’IVA, indicació expressa amb referència dels preceptes corresponents de la Llei de l’Impost.
• Règims especials d’IVA: les següents expressions literals d’acord amb el cas:
  • a) si és el receptor de la factura el subjecte de l’impost, constarà l’expressió “inversió del subjecte passiu”;
  • b) si hem fet la factura nosaltres, hi haurem de posar “facturat pel destinatari”;
  • c) agències de viatge: “règim especial d’agències de viatge”;
  • d) béns de segona mà “règim especial de béns usats”;
  • e) objectes d’art: “règim especial d’objectes d’art”;
  • f) antiguitats: “règim especial de les antiguitats i objectes de col·lecció”.

NECESSARIS:

• Dades bancàries del proveïdor: nom de l’entitat bancària i número de compte en format IBAN (24 dígits).
• Dades administratives:
  • a) Unitat administrativa que ha tramitat el contracte (ha de figurar en la relació d’unitats autoritzades per contractar en la seu electrònica).
  • b) Responsable del contracte (en el cas de licitadors).
  • c) Referència comptable de l’encàrrec o el número d’expedient de la unitat corresponent, o adjuntar full de comanda o còpia del decret d’adjudicació (en cas de contractes menors).

A banda d’aquests, a partir del 15 de gener de 2015, caldrà introduir els codis numèrics d’identificació, corresponents a l’oficina comptable, l’oficina instructora i l’òrgan gestor a qui va adreçada (codis DIR3). Els departaments municipals que tramitin contractes hauran d’introduir en les adjudicacions i en els fulls de comanda corresponents la informació referida a aquests codis per tal que els proveïdors puguin presentar factura electrònica.
Els proveïdors que no disposin d’aquests codis DIR3, per ser anteriors les adjudicacions, hauran de demanar-lo al departament que els hagi fet l’encàrrec.

Quin és el termini per presentar-la a l’Ajuntament?

GENERAL

El termini per presentar les factures a l’Ajuntament de Tarragona és de 30 dies des de la data d’entrega efectiva de les mercaderies o de la prestació de serveis.

EXCEPCIONS

Les factures corresponents a treballs finalitzats durant l’últim mes de l’any hauran de tenir com a màxim data de 31 de desembre, essent el termini màxim de presentació el dia 16 de gener següent.
Les factures que acompanyin les certificacions d’obres s’hauran d’expedir i presentar al registre corresponent en el termini dels 3 dies següents a la data que figuri a la certificació.